校行政〔2024〕79號

合肥大學基本建設類檔案管理辦法（修訂）

第一章總則

第一條為了加強和規范基本建設檔案工作的質量和管理水平，發揮基建檔案在學校建設和發展中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》（2020年修訂）、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、國家檔案局頒布實施的《建設項目檔案管理規范》《建設項目（工程）檔案驗收辦法》等有關規定的要求，結合我校基本建設工作的具體情況，特制定本辦法。

第二條基本建設類檔案，是指我校在整個建設項目從醞釀、決策到建成使用的全過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、圖紙及聲像等不同載體的真實記錄。

第三條 基建檔案實行集中統一管理的原則，確保檔案材料完整、準確、系統、完全和有效利用。

第四條基建檔案工作要納入基建規劃、計劃，管理制度和基建人員職責范圍之中，做到：基建工程立項與提出建檔要求同步；基建項目建設管理過程與竣工材料的積累、整編、審定工作同步；基建項目竣工驗收與檔案驗收同步。

第五條學校基建管理部門指定負責人分管基建檔案工作，配備相應專(兼)職檔案人員，負責基建綜合管理、項目建設等文件材料的收集、積累、立檔、歸檔工作。

第二章 歸檔范圍與保管期限

第六條歸檔的基建文件材料，必須對學校和社會當前與長遠發展具有參考價值和憑證作用。

第七條歸檔的基建文件材料必須反映基建管理和項目建設的全過程，遵循其自然形成規律，保持其有機聯系與實物完全一致并具有成套性。

第八條歸檔的基本建設項目文件材料應為原始件，保持歷史真跡，不得擅自修改、剪貼、偽造或事后補制。基建文件材料必須紙質優良、字跡工整、線條清晰、圖面整潔，利于長遠保存。

第九條歸檔的主要內容包括綜合管理、可行性研究、設計基礎材料、設計文件、工程管理、施工文件、監理文件、竣工驗收材料，基建預算、概算、決算、器材管理等方面材料。

第十條歸檔的重點是項目建設各個階段形成的不同載體、形式的文件材料，項目建設各個階段形成的各類批復性文件、合同文件，施工技術文件中的測量類文件及沉降觀測文件、樁基技術文件及重要部位的質評文件（如電梯分部工程驗收證明書等），特別是包括竣工圖在內的全套圖紙。

第十一條凡停建、緩建的基建工程項目，其所有文件材料由基建部門收集并負責保管。

第十二條基本建設項目檔案的保管期限分為永久、30年、10年三種（基本建設類項目檔案保管期限為30年的、10年的，到保管期限時間節點后該項目仍在使用中需延長其檔案保管期限（不可擅自銷毀）。

第十三條不歸檔的文件材料：上級機關有關基建的普發性(非專指本校)、不需要辦理的文件；正式施工前的草圖、未定型圖紙；重份文件和重份圖紙；無查考價值的臨時性、事務性文件。

第三章立卷與歸檔要求

 第十四條 凡需歸檔的基本建設項目文件材料應達到如下要求：

（一）基建部門接到基建新建、擴建，改建及大、中型維修項目后，基建管理部門在布置工作計劃的同時要布置文件材料（包括各類圖紙）的收集、積累、歸檔任務。基建項目結束（含最終完成、階段完成）后，基建管理部門要組織相關單位和人員完成該項目的基建文件材料立檔整理。

（二）基建項目實行總承包給外單位的，由各分承包單位負責收集、整理分包范圍的基建文件材料，交總承包單位匯總、整理，竣工時由總承包單位向學校基建部門提交完整、準確、系統的基建檔案材料。

（三）基建項目由幾個單位分別承包的，各承包單位負責收集、整理所承包工程的基建文件材料，交學校基建部門匯總、整理、歸檔。

（四）校檔案館要隨時了解大型基建項目主要的工程進度，督促、指導專(兼)職檔案員及工程技術人員做好基建文件材料的積累工作。

（五）基建部門應嚴格執行基建文件材料的審簽制度，明確職責，把好文件材料形成的質量關。

（六）校基建部門要檢查設計、施工單位基建文件材料的編號是否統一，要與它所反映對象一致，能提示其性質與特征。

（七）使用基建文件材料過程中不允許隨便更改。如有更改，必須填寫變更通知單，并履行批準手續。

（八）歸檔的基建文件材料格式要統一，藍圖規格必須符合國家標準，字、圖清晰，用紙優良。歸檔的底圖，格式須按國家制圖標準繪制完成。

（九）學校各部門在與設計、施工單位簽訂基建工程項目的合同或施工協議時，必須在合同或協議書中對竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗收做出規定，明確寫明編制竣工圖的責任(包括經濟、法律責任)，做好施工記錄、交工驗收記錄和簽證等。

（十）竣工檔案(主要是竣工圖)是基建工程項目的最后真實記錄，是對工程項目進行考核和日后使用、維修、擴建、改建，大、中型維修的依據，同時具有法律依據，竣工圖是竣工驗收的必備條件之一，凡竣工圖不符合檔案管理要求的，工程項目不能驗收。竣工圖必須蓋有施工單位的竣工章，施工單位項目負責人(或圖紙修改人)須簽名。

（十一）凡是重要和經常使用的文件材料要有副本。其他文件材料一般歸檔一份。

（十二）基建檔案材料如需要報送地方政府城建檔案館，設計、施工單位和學校基建管理部門在形成、收集、積累時要交校檔案館一份原件(含電子檔案）。

第四章整理組卷方法

第十五條組卷方法

（一）基建項目結束(含最終完成)后，基建部門專(兼)職檔案人員應對該項目形成的應歸檔的基建文件材料進行整理組卷。

（二）根據基建文件材料的形成規律，按保持其有機聯系和便于利用查考的組卷原則，對基建文件材料的內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，可按工程項目組卷，一項一卷或若干卷。管理性文件材料排在整個項目首卷，其余材料按文件性質分別組成案卷。

（三）文字材料的排列：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批復在前，請示在后；圖紙按圖的類別序號排列(即地質勘測圖、初步設計圖、建筑施工圖、結構施工圖、水施圖、電施圖、暖施圖、更改圖)。

（四）拆除卷內金屬物，對破損的材料進行修補。

（五）基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。藍圖采用手風琴拆疊成四號圖紙的規格，底圖采用卷放或平放兩種方式保管。藍圖、底圖可以不裝訂。

（六）無論單面或雙面只要有書寫文字，均作為一頁編寫頁號，每卷頁數均從1開始，頁號位置在歸檔材料正面右上角或背面左上角的空白位置，不裝訂的案卷，應在卷內每份材料右上方加蓋有單位名稱、檔案、件號的戳記，并逐一填寫。

（七）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料在前，圖紙在后。

（八）填寫卷內目錄和備考表，卷內文件材料情況說明，應填在備考表內。若無說明，也應將立卷人、檢查人姓名、時間寫上。檢查人應是立卷單位負責人，以示對歷史負責。

（九）確定保管期限(永久、30年、10年)。

（十）草擬案卷封面各欄目，經校檔案部門審查后填寫案卷封面。

（十一）工程技術人員填寫基建檔案歸檔說明（簡介），交基建部門分管負責人審查后，放在第一卷內目錄之后。

第五章  檔案驗收與移交

第十六條基建項目在驗收前，檔案館對準備歸檔的基建文件材料進行預驗收，并出具相關證明，否則不能組織工程竣工驗收。

第十七條校檔案館應是工程驗收小組成員，匯同校基建部門負責基建文件材料的驗收工作。

第十八條基建檔案須在項目完成竣工驗收備案后兩個月內由校基建部門移交檔案館歸檔。

第十九條填寫基建檔案資料移交目錄，一式兩份，連同案卷經檔案部門清點無誤后，交接雙方在移交目錄上簽字蓋章，各執一份存查。

第六章  基建檔案的開發利用

第二十條充分發揮基建檔案資料的法律憑證作用，為保護房地產等權益提供憑證。

第二十一條利用計算機管理軟件進行基建檔案資料的檢索；指導利用者使用各種檢索工具，回答利用者提出的問題。

第二十二條本校人員查閱利用館藏基建檔案，只允許在館內查閱；確需借出圖紙復制須經單位領導同意并辦理借出手續，借出時間一般不超過兩天。

第二十三條檔案利用者須履行登記手續，填寫姓名、單位、利用基建檔案的目的等。原件歸還時須由經辦人員當面驗收、借閱登記簿上加蓋已歸還印章并填寫歸還日期。

第二十四條檔案利用者應按期歸還借出的檔案，檔案管理人員如發現檔案損壞或丟失，應及時匯報，學校將按有關規定嚴肅處理。

第七章  基建檔案工作崗位責任制

第二十五條分管基建工作的校領導職責

（一）組織學習貫徹國家有關檔案工作的方針政策和法規，把檔案工作列入分管工作的發展計劃，在經費、庫房、設施和人員配備等方面為發展檔案工作提供條件。

（二）定期檢查和研究解決基建檔案工作中存在的實際問題。

第二十六條基建管理部門領導的職責

（一）編制基建檔案工作的長遠規劃和年度計劃，制訂和健全有關的管理制度。

（二）把基建檔案工作納入基建管理工作之中，并監督各部門執行。

（三）定期檢查，做到各個工程項目形成積累基建文件材料與基建進度同步。

（四）項目結束后，組織收齊基建檔案，審查歸檔質量是否符合完整、準確、系統的要求。

（五）參加基建檔案資料的鑒定工作。

第二十七條校檔案館職責

（一）貫徹執行國家有關檔案工作的方計政策和法規，制定學校有關基建檔案工作的各項規章制度。

（二）監督、指導、檢查和協助基建部門做好基建文件材料的形成、積累和整理歸檔工作。

（三）負責基建檔案資料的接收、整理、保管、組織、鑒定、統計、利用等業務工作。

（四）積極組織開發基建檔案資料信息資源，充分發揮其作用。

第二十八條基建部門專（兼）職檔案人員職責

（一）負責基建文件材料的形成、積累、保管和整理立卷歸檔工作，保證文件材料的完整、準確、系統。

（二）根據文件材料不同種類的特征，合理分類存放，便于平時利用、立卷歸檔和統計工作。

（三）歸檔案卷要組卷合理，編寫頁號準確，卷內目錄、案卷目錄等填寫清楚，案卷標題簡明扼要。

（四）接受校檔案部門的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案部門歸檔基建文件材料。

（五）參加業務學習，提高工作水平。

第二十九條本辦法自印發之日起施行，原《合肥學院基本建設類檔案工作規范》（院政辦〔2004〕23號文）同時廢止。

本暫行辦法自公布之日起執行，由校檔案館負責解釋。

附件：基本建設類文件材料歸檔范圍與保管期限表

合肥大學

                                   2024年5月16日

附件

基本建設類文件材料歸檔范圍與保管期限表

（一）綜合管理

（二）可行性研究

（三）設計基礎

（四）設計文件

（五）工程管理文件

（六）施工文件

（七）監理文件

（八）基建財務

（九）竣工驗收文件